Cómo compartir archivos y carpetas a través de Dropbox.

Muy buena información si quieres disponer de espacio libre en tu PC.

Una de las incuestionables ventajas que tienen los servicios de almacenamiento en la nube es, la posibilidad de acceder a archivos y documentos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Otra es que se puede prescindir de tener innumerables copias en diversos equipos con revisiones y modificaciones de documentos de trabajo, o que no se está limitado a la capacidad de almacenamiento del email para compartir fotos o vídeos o lo que se quiera con quien se quiera. Justo esto último es lo que vamos a explicar a continuación: cómo usar Dropbox para compartir archivos y carpetas.

Lo primero será tener una cuenta de Dropbox. Si ya la tienes, sólo deberás iniciar sesión de la forma habitual y, si no la tienes, darte de alta en el servicio. Esto no puede ser más sencillo. En la ventana de inicio hay que pinchar en “(o crear una cuenta)” y seguir los pasos que se indican a continuación: dar nombre, apellidos, una cuenta de correo electrónico y una contraseña, aceptar las condiciones de uso del servicio y… voilà, ya está creada la cuenta. De inicio ofrece 2 Gb de espacio de almacenamiento gratuito, con lo que hay para para subir mucho material.

Una vez hecho esto, lo que viene a continuación no es mucho más complicado. El programa crea un icono de acceso directo en el escritorio del ordenador, por lo que subir o bajar archivos es tan fácil como pinchar en él y elegir “Carpeta Dropbox”. Con pinchar el archivo o la carpeta (también pueden subirlos comprimidos) y arrastrarlo ahí es suficiente. Una vez que esté cargado el documento o carpeta que quieres compartir, estos son los pasos a seguir.

Hay que volver al icono de acceso directo pero, en lugar de pinchar sobre “Carpeta de Dropbox”, hay que hacerlo sobre “Dropbox.com”. Esto lleva directamente a la pantalla inicial del usuario, donde este tiene las carpetas y documentos que haya subido o compartido hasta el momento.

Compartir una carpeta o un documento es muy parecido. Al pinchar sobre el elemento a compartir este se marcará (si se pincha justo en la carpeta o en el nombre, se abre para ver el contenido, por lo que es mejor pinchar en otra parte de la franja).Una vez marcada aparece arriba un sencillo menú con diversas opciones si se trata de una carpeta: Invitar a carpeta, Compartir enlace, Descargar, Más. En el caso de un documento las opciones serán las siguientes: Compartir enlace, Descargar, Eliminar, Más.

En el caso de las carpetas, desde la opción “Invitar a carpeta” aparece una ventana en la que, simplemente, hay que poner el email de la o las personas a las que se quiere invitar. La ventana presenta un enlace “Importar contactos”. Al pinchar ahí el usuario puede importar a su cuenta de Dropbox todos los contactos que tenga en sus cuentas de correo de Gmail, Yahoo Mail o Facebook. También se puede elegir si se quiere permitir que las personas con las que se comparte la carpeta puedan, a su vez, compartirla con otros. Si no se quiere que los demás puedan compartir la carpeta, es necesario desmarcar la casilla que aparece marcada. Una vez que se han puesto las direcciones de las personas con las que compartir la carpeta, se puede poner un mensaje explicativo si se desea. Luego, con sólo pinchar en“Compartir carpeta” estará hecho. Los invitados recibirán un mensaje en su correo notificándoles quién desea compartir una carpeta con ellos, con un botón que les conducirá directamente a la carpeta con todo su contenido dentro de su propia sesión de Dropbox. Las carpetas compartidas aparecen marcadas con dos siluetas dentro de la carpeta.

Si se opta por la opción de “Compartir enlace” el proceso es prácticamente igual. Hay que indicar los emails de los destinatarios del enlace, poner un mensaje, y elegir entre “Obtener enlace” o “Enviar”. Si se marca “Obtener enlace”, el programa creará una url que se copiará directamente en el portapapeles del ordenador. En el caso de optar por “Enviar”, la url se enviará directamente a la dirección señalada en forma de link. El receptor sólo tendrá que pinchar en ese enlace para visualizar el documento y descargarlo. El proceso para compartir enlaces en el caso de documentos es igual.

Otra ventaja atener en cuenta es que, si las personas con las que se comparten documentos no tienen cuenta en Dropbox y deciden darse de alta tras la invitación, el “invitador” gana 500 Gb extras de almacenamiento gratis.

Fuente e imagen: tuexperto